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ディナーサービス・コーポレーション様の場合
平成22年11月1日「feedpath Mail」「サイボウズ Office for SaaS」「サイボウズ デヂエ for SaaS」の3事業についてフィードパス株式会社より、沖縄クロス・ヘッド株式会社へ事業譲渡されました。
本導入事例コンテンツは、平成22年11月1日以前にフィードパス株式会社が行った取材を元に作成/公開されています。
導入サービス サイボウズ Office 7 基本セット for SaaS
利用者数 28人
業種 サービス業
事業内容 全国ディナーサービス及び、ぴあらいぶ、おいしいもの宅配便、フランチャイジーへのメニュー提供及び育成指導、その他関連商品の販売
ホームページ http://www.dinnerservice.co.jp/

会社概要

株式会社ディナーサービス・コーポレーションは、食材や調理済み総菜の宅配サービスを、100 店舗以上でフランチャイズ展開している。

「お客様の健康と幸せを願い、食生活の提案者として生きる(※1)」という経営理念のもと、設立から 30 年余り、同社は設立時と同じ静岡県を中心に、地域に根ざした事業活動を遂行してきた。実際の営業活動は各店舗が行うため、本部は栄養士が開発したメニューの提供や、スーパーバイザーを派遣し徹底したフランチャイジー教育に力を入れている。

2005 年以降、健康食メニューの介護老人福祉施設への宅配、糖尿病や人工透析患者向けのメニューを用意し、デイケアセンターの給食業務委託を請け負うなど、高齢化社会への本格的な取り組みを開始している。

(※1)同社経営理念より一部抜粋

導入前の状況

同社では当初、行動予定を個人ごとに管理し、出張や外出時はホワイトボードを利用していたという。また、6 店舗ある直営店、2 つのグループ企業とのやりとりには、電子メールと FAX、加えて「便」(拠点間を移動する人が運ぶ方法)を利用していた。

「どこの企業でも同じかもしれませんが、情報共有の仕方がアナログでしたね。IT 化自体が遅かったこともありますが、小さな会社なのに誰が何をしているか、不透明だったんです。もちろん連絡漏れはしょっちゅうでした。」(水野氏)

こうして 2004 年、拠点間で情報共有することを前提に、グループウエア導入の検討が始まった。  

導入の決め手

水野氏はまず、以前利用経験があった他社のグループウエアを検討したという。使い慣れている方が、実際の運用までをスムーズに運べると考えたからだ。
しかし、コスト面とサーバ管理の問題があり断念。そこで名前だけは知っていた、というサイボウズに白羽の矢が立った。

「当時は SaaS/ASP 型で利用できることを知りませんでした。まず試用版を社内サーバにインストールして、本部だけで使っていたんです。でもやはり拠点間で利用するには Web サーバを立てる必要があった。ここで頓挫してしまったんですよ。」(水野氏)

最初の検討から 3 年、同社社長の「そろそろグループウエアを」という一言がきっかけで再び導入を検討することとなった。そこでサイボウズのサイトを訪れた水野氏は、SaaS/ASP 型で利用できることを知ったのだという。

「SaaS/ASP 型であればサーバ構築や管理の手間は省けます。しかもインターネットにアクセスできる環境さえあれば拠点間で利用できる。管理者は自分ひとりですから、管理コストを削減できることが最大のポイントでしたね。」(水野氏)

管理コストの削減とならび決め手となったのは、メーカー直のメールサポートが受けられる点だった。

「フィードパスさんはサイボウズさんのグループ企業でしたよね。それで安定したサービスを受けられるという安心感がありました。メールでいつでも問い合わせできることも大きかった。」(水野氏)

導入効果

実際に効果が出始めたのは、導入してから 2、3 ヶ月後からだという。
社内運用をスタートさせるにあたり、水野氏は使い方の簡単なマニュアルを用意し誰でもすぐに使える準備を整えた。

「それでも運用が始まると大変でした。電話では伝わりきらず、別拠点に出向いたこともあります。意外な所でつまずいていたりするんですね。」(水野氏)

利用ユーザーの障壁を丁寧に取り除いた結果、今では「大切な情報はすべてサイボウズにあり」という状態になったという。それまで電子メールや FAX を利用していた時に起きていた情報の共有漏れが激減、業務そのものがシンプルになったそうだ。

また、栄養士と仕入れ担当者の間で材料の価格をやりとりしたり、直営店舗に向けて調理済み総菜の写真を日次で公開したりするなど、新たな取り組みが始まったことも大きな効果だと水野氏は語ってくれた。

活用方法

同社では、「サイボウズ Office 7 for SaaS」を導入後、新たに生まれた文化がある。
毎日ひと言、社長にメールを出すという試みだ。全社員がそれぞれ社長とのスレッドを持っている。社長は社員とのやりとりの中で、「これは全員に共有したほうがいいな」と思った情報を掲示板にアップするのだそうだ。

「基本的には仕事のことなんですが、それ以外のささいなことでも必ず毎日出す、というルールです。社長とのコミュニケーションを図れるようになったことと、会社全体の一体感みたいなものが生まれました。」 (水野氏)

また、同社では FAX で送っていた拠点間の連絡にも社内メールが使われるようになった。閲覧確認機能で、「誰が見て、誰が見ていないか」が一目で分かるため、非常に重宝しているという。

今後の展望

現在同社は、本部と直営店、グループ企業だけで「サイボウズ Office 7 for SaaS」を利用している。

「ユーザーごとに利用する機能を制限できれば、フランチャイズを含めたグループ全体での利用もできると思っています。」(水野氏)

また、同社ではスケジュール手帳印刷機能を利用して、手帳代わりにすることがあるのだという。自分の予定だけでなく、グループ表示をきれいなフォーマットで印刷したいという声が上がっているのだ、と水野氏は要望を語ってくれた。

現場からの声を吸い上げ、「サイボウズ Office 7 for SaaS」で共有する。この効果的な利用によって同社の業務がどのように進化していくのか、今後の更なる躍進が非常に楽しみである。

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